Prise en charge des abonnements téléphoniques

Il y a quelques mois nous faisions état des modalités de prise en charge des forfaits téléphoniques.

C'est aujourd'hui le moment de concrétiser cette initiative, mais la démarche se révèle plus chaotique que prévue, comme nous allons le voir dans cet article, qui tente de répondre à vos principales questions pratiques.

Ce matin nous avons alerté la Direction sur le fait que:

1. le projet SX n°1826423 (cité dans le mail envoyé hier) n'était pas crée dans SX, il est donc impossible d’y affecter des frais de téléphone
2. les collaborateurs sont dans l'impossibilité de saisir leur facture du mois de décembre 2018. La Direction accepte-elle la saisie de la facture de décembre 2017 pour bénéficier de 12 mois de remboursement?

Cela a donné lieu à un renvoi d'information complémentaire de la Direction (à 11h15) qui sur ce coup a fait preuve de réactivité.

Cependant, la clarification stipule (en rouge) que seuls les mois de janvier à novembre sont concernée, la prise en charge est donc limité à 11 mois, ce qui est dommage.

Quel numéro de projet choisir?

Ensuite, la Direction demande de renseigner un numéro de projet à partir d'un code agence (EI3, TN1, RIO,...) qui doit sembler bien mystérieux à la plupart d'entre vous. Si vous ne le connaissez pas, sachez que vous le trouverez de la manière suivante:

1. Ouvrez SX (https://asa.modisfrance.fr/modis)
2. Allez dans la section "RESSOURCE" "COLLABORATEUR"
3. Le code agence est affiché dans la colonne "Entité Op primaire"

Quel montant  de frais faut-il saisir?

Pour rappel, le montant de la prise en charge est limité à :

• 50% du cout de l'abonnement mensuel (hors forfait exclu)
• plafonné au maximum à 15€/mois

Application pratique des montants TTC à saisir dans SX :

• Pour une facture de 10 €, vous saisissez 5 €
• Pour une facture de 20 €, vous saisissez 10 €
• Pour une facture de 30 € ou plus, vous saisissez 15 €

 

Faut-il transmettre les justificatifs papier?

Bien que la plupart des factures soient émises sous format électronique, il est nécessaire de les imprimer et de les joindre à votre note de frais au format papier pour validation de la part de votre manager, puis envoi par courrier au service note de frais.

Cette information a été contredite par mail envoyé le 7 décembre, qui précise qu'un envoi par mail au service Note de Frais est possible (se référer au message pour les modalités détaillées).

Conclusion

Voilà, vous êtes paré pour renseigner la note de frais. N'oubliez pas d'y joindre l'ensemble des factures téléphoniques demandées.

Si vous avez encore des questions ou remarques, posez les ci-dessous, cela nous permettra de mettre à jour l'article.